Politique de confidentialité
L'essentiel
- Chaque école est responsable des données de ses élèves, des parents et des candidats. SCOLIAGES fournit et héberge l'outil pour son compte.
- Les données d'une école ne sont visibles que par cette école.
- SCOLIAGES n'encaisse pas les frais de scolarité ni d'inscription : ils sont payés directement à l'école.
- Aucun cookie publicitaire, aucun outil de suivi d'audience tiers, aucune revente de données.
- Pour toute demande concernant un élève ou un dossier de préinscription, adressez-vous à l'école concernée.
- 1. Qui fait quoi
- 2. Les données traitées
- 3. Consentement et information des familles
- 4. Prestataires techniques
- 5. Durées de conservation
- 6. Sécurité
- 7. Vos droits
- 8. Cookies et stockage local
- 9. Données d'enfants
- 10. Contact
SCOLIAGES est un outil de gestion pour écoles privées : suivi des frais de scolarité, gestion des élèves et des classes, candidatures de préinscription et page publique de l'école. Cette page décrit, en termes simples, quelles données l'outil traite réellement, pourquoi, et qui en est responsable.
1. Qui fait quoi
L'établissement scolaire
C'est lui qui décide quelles informations sont demandées aux familles, pourquoi et combien de temps elles sont gardées. Il est responsable du traitement des données des élèves, des tuteurs et des candidats qu'il saisit, importe ou collecte grâce à son portail. Il répond aux demandes des familles.
SCOLIAGES
SCOLIAGES agit pour le compte de l'établissement (rôle de sous-traitant) pour héberger et faire fonctionner ces données, selon les réglages choisis par l'école. SCOLIAGES est en revanche responsable du traitement pour les données de compte des utilisateurs de l'outil, la facturation de l'abonnement, la sécurité du service et la prévention des abus.
Éditeur du service : SCOLIAGES — [à compléter : dénomination légale, adresse et immatriculation de l'éditeur].
2. Les données traitées
Le tableau ci-dessous couvre ce que l'application fait réellement aujourd'hui.
| Donnée | À quoi elle sert | Qui y accède |
|---|---|---|
| Compte utilisateur (administrateur, secrétariat) | Nom complet, email, mot de passe (jamais stocké en clair). Connexion et sécurité du compte. | L'utilisateur, les autres membres de son école (nom), SCOLIAGES pour l'assistance. |
| Fiche de l'établissement | Nom, adresse, téléphone, email, logo, numéro WhatsApp de contact, modèles de relance. | L'établissement. Les informations de la page publique sont visibles de tous. |
| Élèves et tuteurs | Nom complet, matricule, classe, statut ; pour le tuteur : nom, téléphone, email. Suivi de la scolarité et relances. | L'établissement uniquement. |
| Paiements de scolarité et relances | Montant, date, mode, référence, auteur de la saisie. Pour les relances : date, canal, ton et statut (le texte du message n'est pas conservé). | L'établissement uniquement. |
| Candidatures de préinscription | Identité de l'élève (prénom, nom et, selon les choix de l'école, date et lieu de naissance, sexe, ancienne école), tuteur (nom, lien avec l'élève, téléphone, WhatsApp, email, adresse), classe souhaitée, réponses aux questions de l'école, état des documents apportés, notes internes, date et version du consentement. | L'établissement concerné uniquement. |
| Empreinte de l'adresse IP | Limiter le spam sur le formulaire public. L'adresse IP n'est pas conservée telle quelle : seule une empreinte non réversible l'est. | Non consultable dans l'application. |
| Déclaration de paiement d'inscription | Moyen utilisé, téléphone émetteur, référence de transaction, statut. L'école vérifie sur son propre relevé avant de valider. | L'établissement concerné uniquement. |
| Page publique de l'école | Textes, images et coordonnées que l'école choisit de publier. | Tout le monde, par nature. |
| Notifications | Alertes internes (nouvelle candidature, paiement à valider…). | L'établissement concerné ; l'administration de la plateforme pour les alertes qui la concernent. |
| Abonnement de l'établissement | Montant, date, moyen et référence des paiements de l'école à SCOLIAGES ; éventuelle capture d'écran de paiement, stockée dans un espace privé. | L'établissement et l'administration de la plateforme. |
| Journal des actions sensibles | Qui a fait quoi et quand (saisie d'un paiement, validation, changement de statut…), pour la traçabilité. | Les administrateurs de l'établissement ; l'administration de la plateforme pour ses propres actions. |
Ce que SCOLIAGES ne fait pas
- Aucune vente ni cession de données, aucune publicité, aucun profilage.
- Aucun encaissement des frais de scolarité ni d'inscription. Les familles paient l'école selon les moyens indiqués par cette dernière.
- Dans la version actuelle, les familles n'envoient pas de fichiers : les documents à apporter sont une liste, et l'école coche « reçu » lorsqu'elle les a en main.
- Aucun message WhatsApp n'est envoyé automatiquement. L'outil prépare un message, et c'est la personne qui l'ouvre et l'envoie depuis son propre téléphone.
3. Consentement et information des familles
Le formulaire de préinscription affiche une case de consentement. Son texte est proposé par SCOLIAGES et peut être adapté par chaque école. La date et la version du texte accepté sont enregistrées avec chaque candidature. Le parent ou tuteur qui remplit le formulaire déclare agir en cette qualité, ou avec l'accord du responsable légal.
Il revient à l'établissement d'informer les familles de l'usage qu'il fait de ces informations et de la durée pendant laquelle il les conserve.
4. Prestataires techniques
| Prestataire | Rôle |
|---|---|
| Supabase | Base de données, authentification, stockage de fichiers et fonctions serveur. Région d'hébergement : [à confirmer]. |
| Cloudflare | Hébergement du site, réseau de diffusion et contrôle anti-robots (Turnstile) sur les formulaires publics. |
| Resend | Envoi des emails du service (codes de vérification, réinitialisation de mot de passe). |
| SasPay | Uniquement pour le paiement en ligne de l'abonnement d'un établissement à SCOLIAGES. Aucune donnée d'élève n'y est transmise. |
Ces prestataires peuvent être situés hors du Togo. [Encadrement des transferts de données hors du Togo : à faire valider]
5. Durées de conservation
Suppressions automatiques (actives chaque nuit)
- Empreinte d'adresse IP des candidatures : effacée après 30 jours.
- Demandes techniques de création de compte expirées ou utilisées : supprimées après 7 jours.
- Notifications déjà lues : supprimées après 90 jours.
Décidé par l'établissement
- Un administrateur peut à tout moment supprimer les données personnelles d'une candidature. Le dossier est alors anonymisé. Cette action ne concerne pas une candidature déjà convertie en élève, qui devient une fiche élève gérée par l'école.
- Une fiche élève supprimée par l'école est masquée de l'application, mais l'historique financier associé est conservé.
- Toutes les données de l'école restent exportables au format CSV.
- Il n'existe pas, à ce jour, de suppression automatique des candidatures refusées ou abandonnées : l'école les efface elle-même. [durée de conservation recommandée : à définir]
Fin d'utilisation
Un établissement qui cesse d'utiliser SCOLIAGES peut demander l'export puis la suppression de ses données en contactant SCOLIAGES. [délai de traitement : à définir] Les pièces comptables liées à l'abonnement peuvent être conservées le temps requis par les obligations applicables. [durée : à valider]
6. Sécurité
- Séparation stricte entre écoles, appliquée dans la base de données elle-même et pas seulement dans l'interface.
- Les opérations sensibles (candidatures, conversion en élève, validation de paiement) passent par des fonctions serveur qui vérifient l'école, le rôle et les droits de l'utilisateur.
- Mots de passe protégés par le service d'authentification, connexion par code de vérification, échanges chiffrés (HTTPS).
- Contrôle anti-robots et limites d'usage sur les formulaires publics.
- Captures de paiement conservées dans un espace privé.
- Accès d'administration de la plateforme distinct de ceux des écoles, et actions journalisées.
Aucun système n'est infaillible. En cas d'incident touchant des données personnelles, SCOLIAGES préviendra les établissements concernés. [procédure et délai de notification : à définir]
7. Vos droits
Vous pouvez demander à accéder à vos données, à les faire corriger, à les faire effacer ou vous opposer à leur traitement.
- Parent, tuteur, élève ou candidat : adressez-vous à l'établissement concerné. C'est lui le responsable de ces données. Ses coordonnées figurent sur sa page publique et dans le formulaire de préinscription. SCOLIAGES l'aide à répondre.
- Utilisateur de la plateforme (personnel d'une école) : contactez SCOLIAGES via la section 10.
Le cadre de référence est la loi togolaise n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel. L'autorité de contrôle est l'Instance de protection des données à caractère personnel (IPDCP). [formalités éventuelles auprès de l'IPDCP : à faire valider]
8. Cookies et stockage local
SCOLIAGES n'utilise ni cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience tiers. L'appareil conserve uniquement ce qui est nécessaire au fonctionnement : la session de connexion, quelques préférences d'affichage et le cache de l'application installable. Le contrôle anti-robots de Cloudflare peut déposer des éléments techniques propres à ce contrôle.
9. Données d'enfants
Les élèves sont le plus souvent mineurs. Le formulaire de préinscription s'adresse aux parents et tuteurs, pas aux enfants. L'école choisit les informations qu'elle demande et devrait s'en tenir à ce dont elle a besoin. Les données d'un élève ne sont visibles que par son école.
10. Contact
Pour toute question sur cette politique ou sur la plateforme :
Les coordonnées de contact de SCOLIAGES sont disponibles dans l'application, depuis le bouton « Aide » de votre espace connecté.
Mises à jour
La date et la version de cette politique figurent en haut de page. En cas de changement important du fonctionnement de l'outil, elle sera mise à jour en conséquence.